Un attrezzo fondamentale: gli indicatori di processo

Quando si dirige un'azienda, è importante avere un modo per monitorare l’andamento ed il successo dell'attività. I KPI, ovvero gli indicatori chiave di processo (ICP), possono essere una soluzione efficace per questo scopo.

Gli ICP sono una serie di grandezze specifiche progettate per misurare la performance dell'azienda o di un singolo processo  in modo quantificabile (con un numero è ideale). Ad esempio, se il tuo obiettivo è verificare le vendite periodiche di un prodotto, un possibile KPI potrebbe essere il numero di unità vendute ogni mese. Se il tuo obiettivo è migliorare la soddisfazione dei clienti, un possibile KPI potrebbe essere il tasso di risposta positiva ai sondaggi di feedback. Se vogliamo monitorare la rischiosità di un processo un KPI potrebbe essere la quantità di ore perse per infortunio in relazione alle ore lavorate.

In realtà gli esempi sono infiniti ed ogni Azienda (ma prima ancora ogni imprenditore) ha interesse a stabilire i propri KPI, dai reparti di produzione sino ad arrivare ai bilanci economici.

I KPI sono decisamente strumenti molto utili per misurare l'efficacia delle attività e dei progetti, e per capire se stiamo andando nella direzione giusta per raggiungere i nostri obiettivi.

Ciò significa che i KPI aiutano a identificare i punti di forza e di debolezza dell'azienda, nonché i fattori che influenzano i risultati.

Ci sono molti vantaggi nell'utilizzare indicatori di processo per dirigere un'azienda. Ad esempio, i KPI aiutano a:

1. Migliorare la pianificazione e il controllo delle attività dell'azienda: permettono di identificare i punti deboli dell'azienda e di mettere in atto misure correttive. Ciò consente di migliorare il controllo delle attività e di pianificare in modo più efficace il futuro.
2. Identificare le opportunità di miglioramento: permettono di individuare le aree dell'azienda che richiedono attenzione, come ad esempio la riduzione dei costi, l'aumento delle vendite, l'efficienza operativa, etc. Questo permette di individuare le opportunità di miglioramento e di agire di conseguenza.
3. Valutare l'efficacia dei processi: aiutano a monitorare l'efficacia dei processi dell'azienda. Ciò significa che è possibile misurare l'effetto di qualsiasi cambiamento sui risultati dell'azienda. Ad esempio, l'introduzione di un nuovo prodotto o una nuova lavorazione possono essere considerati in modo oggettivo grazie ai KPI.
4. Aumentare la motivazione dei dipendenti: I KPI possono essere utilizzati per valutare le performance dei dipendenti dell'azienda. Ciò può aumentare la motivazione dei dipendenti, poiché vengono riconosciuti i risultati positivi e i miglioramenti che hanno apportato, indipendentemente da simpatia ed antipatie.
5. Comunicare i risultati: Gli indicatori di processo sono un modo efficace per comunicare i risultati dell'azienda in modo semplice e oggettivo. Ciò facilita la comunicazione tra le diverse aree dell'azienda e aiuta a mantenere tutti coinvolti nei risultati dell'azienda, indipendentemente da pregiudizi o difficoltà nei rapporti interpersonali (ancora più utile per il decisore avere uno strumento neutrale che dice sempre la verità dei dati).

Senz’altro, i KPI sono uno strumento prezioso per dirigere un'azienda in modo efficace. L'utilizzo di KPI specifici e progettati espressamente per l'azienda consente di misurare i risultati in modo oggettivo, di identificare le opportunità di miglioramento e di mantenere tutti coinvolti nei risultati dell'azienda.

“La definizione di un set di indicatori di processo ben definiti e costantemente aggiornati comporta senz’altro un costo organizzativo e tempo-lavoro, ma altrettanto certamente è un potente strumento che dice sempre la verità.”